Stelt u zich eens voor dat u in een drukke keuken een maaltijd met meerdere gangen probeert te bereiden voor een groot diner. U hebt een receptenboek vol instructies, maar u probeert ook meerdere potten en pannen op het fornuis in de gaten te houden, zodat de timing van elk gerecht precies goed is, en met uw souschef te overleggen. Dat is erg veel tegelijk!

Dit scenario is vergelijkbaar met de uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd wanneer ze processen willen stroomlijnen en de efficiëntie willen verbeteren. Automatiseringstechnologieën, zoals workflowautomatisering en RPA, kunnen de druk verminderen en taken stroomlijnen.

Volgens een rapport van Fortune Business Insights zal de wereldwijde markt voor procesautomatisering met robotica naar verwachting groeien van 13,86 miljard dollar in 2023 tot 50,5 miljard dollar in 2030, met een CAGR van 20,3% tijdens de prognoseperiode. Een ander recent rapport van Acumen Research and Consulting stelt dat de wereldwijde markt voor workflow-automatisering in 2030 meer dan 78 miljard dollar zal bedragen.

In deze blog onderzoeken we de verschillen tussen workflow-automatisering en RPA en helpen we u beslissen welke het beste bij uw bedrijf past.

Wat is workflowautomatisering?  

Workflowautomatisering verwijst naar het gebruik van technologie om de stroom taken binnen een werkomgeving te automatiseren en te stroomlijnen. Automatisering zorgt ervoor dat taken op tijd worden afgerond, met consistente kwaliteit en met de noodzakelijke coördinatie tussen meerdere mensen of afdelingen. Workflowautomatisering kan op verschillende manieren worden gebruikt, van eenvoudige processen voor het goedkeuren van documenten tot complexe workflows voor projectmanagement. Daarnaast kunnen workflowautomatiseringen worden geïntegreerd met andere tools en technologieën, zoals e-mailsystemen, projectbeheersoftware en platforms voor gegevensbeheer, om maximale efficiëntie te bereiken.

Een van de belangrijkste voordelen van workflowautomatisering is de mogelijkheid om gestandaardiseerde processen en procedures af te dwingen. Dit helpt het risico op menselijke fouten te verminderen en zorgt ervoor dat taken consistent worden uitgevoerd, ongeacht wie dat doet. Daarnaast kan automatisering van workflows organisaties helpen een centraal archief voor informatie en documentatie te onderhouden, waardoor het eenvoudiger wordt om de voortgang te volgen en verantwoordelijk te blijven.

Hier vindt u meer informatie over workflowautomatisering.

Wat is procesautomatisering met robotica (Robotic Process Automation, RPA)?  

Procesautomatisering met robotica (RPA) omvat het gebruik van softwarerobots om routinematige en repetitieve taken te automatiseren. RPA is met name nuttig wanneer handmatige processen tijdrovend, repetitief en gevoelig voor menselijke fouten zijn. Door deze processen te automatiseren, kan RPA de efficiëntie en nauwkeurigheid verbeteren, waardoor medewerkers zich kunnen richten op activiteiten met een hogere waarde.

Een van de belangrijkste voordelen van RPA is de kosteneffectiviteit ervan. RPA kan snel en eenvoudig worden geïmplementeerd met minimale training, waardoor het een betaalbaardere oplossing is voor organisaties die aan een automatiseringstraject beginnen. Bovendien vereist RPA relatief weinig onderhoud, omdat de softwarerobots zijn ontworpen om autonoom te werken nadat ze zijn geprogrammeerd.

7 belangrijke verschillen tussen workflowautomatisering en RPA  

Workflowautomatisering en procesautomatisering met robotica (RPA) zijn geavanceerde technologieën voor het stroomlijnen van bedrijfsprocessen. Hoewel beide technologieën zijn ontworpen om taken eenvoudiger en efficiënter te maken, zijn er duidelijke verschillen. Laten we enkele verschillen bekijken:

1. Primair doel: het primaire doel van workflowautomatisering is het verbeteren van de samenwerking en communicatie tussen teams en afdelingen, terwijl RPA wordt gebruikt om saaie, terugkerende taken te automatiseren. Dit betekent dat workflowautomatisering geschikter is voor organisaties die gestandaardiseerde processen en procedures willen afdwingen, terwijl RPA beter past bij organisaties die routinematige en repetitieve taken willen automatiseren.

2. Implementatievereisten: een aanzienlijke investering in hardware, software en personeel is vereist om een workflowautomatisering te implementeren, terwijl RPA snel en eenvoudig kan worden geïmplementeerd met minimale training. Hierdoor is RPA een flexibelere en rendabelere oplossing.

3. Integratiemogelijkheden: workflowautomatisering wordt vaak gebruikt in combinatie met andere tools en technologieën, zoals e-mailsystemen, projectmanagementsoftware en platforms voor gegevensbeheer, om maximale efficiëntie te bereiken. RPA is daarentegen ontworpen om zelfstandig te werken, zonder dat integratie met andere tools nodig is.

4. Onderhoudsvereisten: onderhoud is een belangrijke overweging bij de keuze tussen deze twee oplossingen. RPA vereist relatief weinig onderhoud, waardoor het een voordeligere optie is dan workflowautomatisering, dat voortdurend onderhoud vereist.

5. Complexiteit van taken: workflowautomatisering helpt organisaties complexe processen met meerdere stappen te beheren waarbij meerdere mensen en afdelingen betrokken zijn, terwijl RPA het beste kan worden gebruikt voor het automatiseren van eenvoudige, repetitieve taken.

6. Schaalbaarheid: workflowautomatisering is vaak beter geschikt voor grote organisaties met complexe processen, terwijl RPA snel omhoog of omlaag kan worden geschaald om aan de behoeften van bedrijven van elke omvang te voldoen.

7. Machine learning-mogelijkheden: Sommige platforms voor workflowautomatisering beschikken over mogelijkheden voor machine learning waarmee gegevens kunnen worden geanalyseerd en verbeterd door te leren van eerdere processen. RPA-technologieën hebben doorgaans geen machine learning-mogelijkheden.

Workflowautomatisering versus procesautomatisering met robotica: de conclusie  

Zowel workflowautomatisering als RPA spelen een rol bij het verbeteren van de efficiëntie en productiviteit in organisaties. Welke van de twee de beste keuze is, is afhankelijk van de specifieke behoeften van de organisatie en het type taken dat moet worden geautomatiseerd.

Houd in gedachten dat de meest effectieve aanpak kan bestaan uit een combinatie van zowel workflowautomatisering als RPA. Door gebruik te maken van de sterke punten van beide benaderingen, kunnen organisaties maximale efficiëntie bereiken en de waarde van hun investeringen in automatisering maximaliseren.

Het beste van twee werelden  

Als u uw bedrijfsprocessen wilt stroomlijnen en de efficiëntie wilt verbeteren, probeer dan Zoho Creator, een krachtig low-code platform met mogelijkheden voor zowel workflowautomatisering als RPA. Met Zoho Creator kunt u terugkerende taken automatiseren en de coördinatie tussen mensen en afdelingen verbeteren, terwijl u tegelijkertijd menselijke fouten vermindert en de productiviteit verhoogt.